Devis, acompte, facture de solde, avoir : suivre tout le cycle commercial dans un seul outil

TL;DR — Un chantier artisan génère typiquement 3 à 5 documents commerciaux : devis, facture d'acompte, facture intermédiaire(s), facture de solde, parfois un avoir si reprise. Dans la plupart des logiciels, ces documents vivent en silos et tu te tapes la cohérence à la main. Dokrafter regroupe tout dans une vue « affaire » et applique les bons calculs automatiquement.

C'est une situation que tout artisan a vécu : tu signes un devis avec un client, tu encaisses un acompte de 30 %, tu commences les travaux, tu fais peut-être un acompte intermédiaire, tu factures le solde à la fin. Et 6 mois plus tard, tu cherches dans tes papiers pour retrouver « combien a-t-il payé d'acompte au total ? » ou « pourquoi le total facturé ne colle pas avec le devis initial ? ».

Le problème, c'est que la plupart des logiciels de devis traitent ces documents comme des entités indépendantes. Le devis est ici, l'acompte là, la facture de solde ailleurs, l'avoir dans un autre menu. À toi de faire la cohérence dans ta tête.

Dans Dokrafter, on a pris l'angle inverse : tous ces documents font partie d'une seule affaire client, et l'outil te montre la vue d'ensemble.

Le cycle commercial typique d'un artisan

Pour fixer les idées, voici le scénario classique sur un chantier à 12 000 € TTC :

1. Devis : 12 000 € TTC, validité 3 mois, accepté par le client
2. Facture d'acompte : 30 % = 3 600 € TTC, encaissée à la signature
3. Travaux en cours...
4. (Optionnel) Facture d'acompte intermédiaire : 40 % supplémentaires = 4 800 € TTC, encaissée à mi-chantier
5. Facture de solde : 30 % restants = 3 600 € TTC, encaissée à la réception
6. (Optionnel si malfaçon ou erreur) Avoir sur l'une des factures pour l'annuler comptablement

Au total, jusqu'à 5 documents pour un seul chantier. Et entre chaque document, des calculs à faire (TVA, ventilation acompte/solde, base imposable…).

Comment Dokrafter relie tout ça

Le devis comme point de départ

Tu créés ton devis, tu le finalises (numérotation officielle, PDF Factur-X conforme), tu l'envoies au client. Il l'accepte (typiquement par signature manuscrite sur l'impression, ou par accord email — tu joins une copie signée à ton dossier).

Dans Dokrafter, le devis finalisé devient le point d'ancrage de l'affaire, depuis lequel tu vas générer les factures.

La facture d'acompte (depuis le devis)

Depuis le devis finalisé, tu cliques « Créer une facture d'acompte ». Tu choisis le pourcentage ou le montant fixe :

• 30 % du total → facture d'acompte 3 600 € TTC
• Ou un montant fixe (ex : 5 000 €) si t'as négocié autrement

Dokrafter génère une facture d'acompte officielle avec :

• Référence au devis source (lien interne entre les documents)
• TVA correctement calculée sur le montant de l'acompte (pas sur le total du devis)
• Numérotation séquentielle officielle dans la série « factures »
• PDF Factur-X conforme

Tu l'envoies au client, tu encaisses, tu marques comme payée dans Dokrafter en indiquant la date d'encaissement et le mode de paiement (virement, chèque, espèces, autre).

La facture intermédiaire (acompte n° 2)

Pendant les travaux, tu peux refaire la même opération. Dokrafter te montre, pour chaque affaire :

• Total du devis
• Déjà acompté (somme des acomptes finalisés)
• Reste à facturer (total devis − acomptes déjà émis)
• Total encaissé (somme des factures réellement payées)

Et te laisse créer une nouvelle facture d'acompte sur le reste si tu veux découper.

La facture de solde

C'est là que ça devient intéressant. Quand tu cliques « Créer la facture de solde », Dokrafter :

1. Reprend toutes les lignes du devis
2. Soustrait automatiquement les acomptes déjà émis (3 600 € + 4 800 € = 8 400 €)
3. Calcule le solde restant (12 000 € − 8 400 € = 3 600 €)
4. Génère une facture de solde avec un récap des acomptes précédents dans le bloc Totaux (chaque acompte avec son numéro et son montant)

Le client voit clairement : « voici les prestations totales (= devis), voici ce que vous avez déjà payé en acomptes, voici le solde à régler ». Aucune ambiguïté.

Côté comptable, la TVA est ventilée sur chaque document : la TVA est rattachée à chaque facture (acompte ou solde) plutôt qu'à la facture finale, ce qui correspond aux règles d'exigibilité de la TVA pour les prestations de services (article 269 du CGI) — sous réserve, bien sûr, du régime spécifique de chaque entreprise.

L'avoir (en cas d'erreur ou de reprise)

Si quelque chose se passe mal — malfaçon à reprendre, prestation non réalisée, erreur de facturation — tu génères un avoir depuis la facture concernée. L'avoir reprend l'ensemble des lignes de la facture source en sens inverse (annulation totale).

Si tu génères un avoir sur une facture déjà marquée payée, Dokrafter te pose la question : s'agit-il d'un vrai remboursement (l'argent est sorti, le paid_at de la facture reste valide, l'avoir documente le remboursement effectif) ou d'une erreur de marquage (l'argent n'avait jamais été encaissé, on retire le paid_at de la facture, l'avoir annule la facture sans remboursement) ? Cette distinction protège ton export comptable : on ne perd pas la trace d'une transaction réelle, et on ne fabrique pas une transaction qui n'a pas eu lieu.

Tu finalises l'avoir, et — s'il s'agit d'un vrai remboursement — tu marques l'avoir comme remboursé quand le virement est effectué (date + mode).

La vue « affaire » : tout au même endroit

C'est probablement le truc que les artisans nous remontent le plus : avant Dokrafter, ils n'avaient aucune vue d'ensemble sur leurs chantiers. Excel ou Word produisaient des documents isolés, ils devaient reconstituer la chronologie à la main pour comprendre l'état d'avancement.

Dans Dokrafter, chaque chantier client a sa vue affaire qui montre :

• Tous les documents liés (devis racine + factures d'acompte + facture de solde + avoirs éventuels)
• Le statut dérivé automatiquement de l'état des documents :
  • En attente — devis finalisé, pas encore facturé
  • En cours — au moins un acompte émis, facturation partielle
  • À encaisser — toutes les factures émises, mais toutes ne sont pas payées
  • Soldée — toutes les factures actives sont encaissées
• Les chiffres clés : total devisé / total facturé / total encaissé / reste à encaisser
• Une jauge visuelle de progression

Tu sais à tout moment : « ce chantier m'a rapporté X, le client m'en doit encore Y ».

Pourquoi c'est important au-delà du confort

Le suivi structuré du cycle commercial change 3 choses concrètement :

1. Ta comptabilité au quotidien

Quand tu fais ta déclaration de TVA (mensuelle ou trimestrielle selon ton régime), Dokrafter conserve les dates d'encaissement sur chaque facture (acompte, solde, standard) et les dates de remboursement sur chaque avoir. Tu peux exporter ces données en CSV filtré par période depuis l'app, pour les transmettre à ton comptable ou les saisir directement dans ton espace impots.gouv.fr / autoentrepreneur.urssaf.fr.

Pas besoin de ressaisir, pas besoin de recouper avec ta banque pour comprendre les écarts.

2. Les relances clients

Quand un client tarde à payer, tu vois dans Dokrafter quelles factures sont émises mais pas encore marquées payées (statut À encaisser sur l'affaire). Tu peux ouvrir la facture concernée et la renvoyer par email au client en deux clics depuis l'app. Le suivi d'envoi email se met à jour automatiquement (envoyé / délivré / ouvert / cliqué) — tu sais si le client a vu ta relance.

3. Les litiges éventuels

Si un client conteste ta facture (« je vous ai déjà payé l'acompte »), tu lui exposes la chronologie complète depuis ta vue affaire : devis du JJ/MM, acompte du JJ/MM (montant + date d'encaissement + mode de paiement), travaux, facture de solde du JJ/MM. La défense est immédiate.

Et en cas de litige juridique plus poussé, ton dossier est solide : tous les documents sont datés, numérotés en séquence continue, archivés en PDF Factur-X qui contient le XML structuré (preuve technique).

Le piège que beaucoup d'artisans connaissent

Sans outil structuré, l'erreur classique c'est de :

1. Faire le devis dans Word
2. Faire la facture d'acompte en copiant-collant le devis et en mettant 30 %
3. Faire la facture de solde en copiant-collant la facture d'acompte et en mettant 70 %

Le problème : à chaque copier-coller, le risque d'incohérence entre les documents augmente. Pour un litige, c'est catastrophique : « monsieur, votre facture n'a pas le même contenu que votre devis ».

Dokrafter empêche cette dérive en liant les documents : le solde est calculé directement depuis le devis source et les acomptes émis. Les lignes du devis sont reprises dans la facture de solde de façon cohérente, sans recopier à la main.

Tester Dokrafter →

Pendant la beta ouverte, le cycle complet (devis, acompte, facture de solde, avoir) est gratuit, sans limite de nombre de documents. Pas de carte bancaire à l'inscription. 30 générations IA offertes à vie pour démarrer, le reste illimité pendant la beta.